Як витрати на оплату роботи бухгалтера не перетворити на…втрати для компанії?

Або як керівнику забезпечити реальну відповідальність бухгалтера, щоб мінімізувати вірогідність помилок та їх критичних наслідків для компанії та самого керівника ? ?

Вочевидь, що бухгалтер може допустити безліч різних помилок, у тому числі тих, які є підставою для накладання істотних штрафних санкцій на компанію так і її керівника.

Звичайно найпоширеніші та “найдорожчі” з таких помилок – це:

☑️ невірно визначені суми податків (їх недоплата або переплата);
☑️ неправильні дані у податковій та фінансовій звітності;
☑️ несвоєчасна сплата обов’язкових платежів та подання звітності;
☑️ зайво нараховані та перераховані суми заробітної плати, лікарняних тощо.

А також – надання помилкових даних керівнику, які використовуються для планування діяльності компанії та прийняття важливих управлінських рішень.

Якщо ваш бухгалтер оформлений як найманий працівник та перебуває у штаті компанії, то відносини між сторонами регулюються нормами трудового законодавства, згідно якого матеріальна відповідальність бухгалтера фактично є…❗️“НУЛЬОВОЮ”.

Відповідно до діючого законодавства бухгалтер-працівник у разі завдання компанії шкоди відповідатиме в розмірі НЕ більше свого середнього МІСЯЧНОГО заробітку.

Тобто навіть якщо з бухгалтером укладено договір про повну матеріальну відповідальність – юридичної сили він НЕ має.
При цьому наслідки помилки як правило значно перевищують розмір зарплати бухгалтера та можуть насправді бути критичними для компанії.

Покриття шкоди бухгалтером провадиться шляхом відрахування з його заробітної плати. При кожній виплаті заробітної плати загальний розмір відрахувань НЕ може перевищувати 20 %.

АЛЕ спочатку РОБОТОДАВЦЮ потрібно ще довести (у тому числі в СУДІ – у разі виникнення спору), що шкода заподіяна саме протиправними діями (бездіяльністю) працівника-бухгалтера.

Керівнику важливо розуміти❗️, що при “нульовій” відповідальності НЕ має ПІДСТАВ розраховувати на достатню мотивацію працівника та сумлінне виконання обов’язків. Та, відповідно, на отримання від такого працівника необхідного для компанії Результату, за який вона здійснює оплату та несе витрати.

І це стосується не тільки роботи бухгалтера, а й інших працівників та виконавців.
Тобто, при оплаті роботи та “нульовій” відповідальності у разі помилок або її не якісного виконання – НЕ дотримується важливий для будь-якого бізнесу Баланс витрат та результатів.

Що ж робити за таких умов?

Відповідь досить проста: визначати, узгоджувати та фіксувати реальну відповідальність будь-якого виконавця, якому компанія сплачує гроші,у разі невиконання таким виконавцем своїх зобов’язань!

Повертаючись до бухгалтера, КРІМ трудового договору керівник компанії може обрати одну з наступних форм організації ведення бухобліку:

1️⃣  укладання договору про надання послуг з бухобліку з бухгалтером – ФОПом або за договором цивільно-правового характеру (ЦПХ) – з фізособою, не зареєстрованою як ФОП;

2️⃣  укладання договору з компанією, що надає бухгалтерські послуги.

Ми радимо скористатися одним з наведених вище варіантів, адже якщо бухгалтер надає підприємству послуги як ФОП або за правильно складеним договором ЦПХ, він НЕ є найманим працівником і, відповідно, на нього не поширюються норми КЗпП .

У такому разі Бухгалтер отримує оплату за конкретний результат (надану послугу).

Саме у цивільно-правовому договорі можна визначити та погодити РЕЗУЛЬТАТ послуг, встановити ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ у вигляді штрафних санкцій, відшкодування збитків тощо та врегулювати будь-які інші важливі питання, що виникають у процесі надання таких досить специфічних послуг (враховуючи, що керівник у переважній більшості випадків НЕ може повноцінно проконтролювати та оцінити їх виконання без проведення кваліфікованого аудиту).

Зокрема, у такому договорі з бухгалтером можна передбачити :

☑️ дії сторін у разі прийняття рішення (ППР) податковою службою про накладення на компанію штрафних санкцій, пов’язаних із порушенням податкового законодавства – щодо оскарження ППР або відшкодування бухгалтером накладених на компанію штрафів (повністю або узгодженої в договорі частини);

☑️ відшкодування бухгалтером адмін. штрафів накладених на керівника підприємства за за відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушеннями, неподання або несвоєчасне подання звітності;

☑️ реальну відповідальність за збереження інформації, документів, бази даних, програмного забезпечення та комп.техніки компанії у разі її використання бухгалтером;

☑️ порядок дій бухгалтера при припиненні договору (передання справ – систематизація документів, інформації, що була створена під час надання послуг; повернення всіх документів; передання Замовнику техніки, програмного забезпечення, електронних файлів, із внесенням усієї інформації на дату, яка передує даті передання регістрів обліку) та відповідальність бухгалтера (у тому числі – штрафи) у разі невиконання або несвоєчасного виконання цих надважливих для будь-якого працюючого підприємства умов.

Ті керівники, які зацікавлені та бажають правильно оформити “працюючий” договір з своїм бухгалтером, щоб сплачуючи вартість бухпослуг, захистити себе та компанію від істотних ризиків та втрат – більш детальну інформацію можна отримати тут: https://www.facebook.com/opsgroupp/posts/1011175272570596