Для будь якого бізнесу є процеси, які ефективніше виконувати власними силами (працівниками в штаті на повний робочий день), а є – які ефективніше передавати на аутсорс.
Це стосується будь якого бізнес процесу.
Не відслідковувати таку ефективність і приймати рішення (аутсорс чи власними силами) без об’єктивного порівняння – це закривати очі на ефективність т вартість (!) бізнес процесів, які прямо впливають на собівартість продукції або послуг і, відповідно, на рентабельність бізнесу.
Тому керівнику критично важливо вміти правильно визначати – які послуги (процеси) ефективніше виконувати всередині Компанії (силами власних штатних працівників), а які – передавати на аутсорс. І коли (на якому етапі).
Один прикладів – ведення обліку (бухгалтерського, фінансового / управлінського) та юридична підтримка.
Часто стикаємося з ситуаціями коли керівники, намагаючись визначити – що вигідніше для їх бізнесу (аутсорс чи бухгалтерія або юрист в штаті), роблять порівняння за дуже спрощеним підходом – на підставі тільки прямих витрат. Тобто що дешевше – витрати на послуги аутсорсу чи ЗП відповідного працівника/ів (бухгалтера чи юриста) та податки, пов’язані з їх ЗП.
І приймають рішення на підставі такого порівняння.
Це дуже хибна і шкідлива для бізнесу “методика”, тому що:
По-перше, базується на підході «витрат», замість «результатів».
При такому підході керівник, керуючи бізнесом, фокусується на витратах (їх мінімізації), замість фокусування на результатах від конкретної послуги і їх впливу на досягнення цілей компанії і прибутковість бізнесу.
Витрати при правильному підході повинні розглядатися НЕ як первісний і головний фактор, а як наслідок необхідних результатів, які компанія-замовник отримує.
По-друге, такий підхід НЕ враховує всі процеси, пов’язані з організацією отримання необхідних послуг власними силами. Зокрема, не враховує, всі реальні витрати, реальну спроможність організації отримання необхідної послуги власними силами для отримання необхідного результату необхідної якості і наслідки для бізнесу в разі їх неотримання.
Реальні витрати, які несе бізнес при організації виконання процесу (послуги) власними силами виявляються більшими, часто – набагато.
Відповідно, зменшується реальна рентабельність і пов язані з неї плани розвитку.
Наша практика свідчить, що багато керівників використовуючи для порівняння спрощений підхід, визначають доцільність (аутсорс чи власними силами) некоректно. І на підставі такого некоректного порівняння роблять вибір. А потім стикаються з «несподіваними» додатковими, питаннями, складнощами і втратами. Які при бажанні оптимізувати (зменшити) витрати, в результаті гальмують бізнес, замість його розвитку.
Чи означає це, що для отримання непрофільних і специфічних послуг аутсорс завжди має безумовну перевагу і краще?
Звісно ні (дивиться самий перший абзац).
Але це означає, що необхідно робити порівняння що вигідніше повноцінним, а не спрощеним шляхом. І робити висновок на підставі такого і порівняння.
Для того, щоб зробити об’єктивне порівняння, необхідно розуміти всі складові послуги (процесу/ів) щодо якої робиться порівняння. Тобто розуміти з чого вона складається і мати можливість скласти повну калькуляцію такої послуги при її виконанні власними силами.
Звісно для складання такої калькуляції необхідний спеціаліст, якій добре знає такі процеси, пов’язані з ними нюанси, які потрібно враховувати (обраховувати) і має відповідний досвід.
Також важливо пам’ятати, що рішення – аутсорс чи власними силами – не статична, а динамічна ситуація.
Це означає, що в одній ситуації і в одній і тієї компанії одні й ті послуги (процеси), наприклад, ведення обліку (або фінансів чи юрпослуг) може бути доцільним передати на аутсорс, а в ІНШІЙ ситуації ці ж послуги, навпаки – доцільніше організувати та забезпечити такі процеси власними силами – шляхом найму в штат відповідних спеціалістів на повний робочий день.
Якщо спрощено, то вибір повинен враховувати і залежати від:
• довгострокових та короткострокових цілей Компанії,
• її ресурсів,
• етапу діяльності,
• обсягів та інших критеріїв та вимог.