Внутрішні правила і бізнес процеси та відповідальність керівника. Частина 1
Відповідальність керівника в разі недотримання ним внутрішнього процесу або правила.
Коли така відповідальність може бути необхідною і корисною, а коли навпаки, шкоди процесу управління та розвитку (на прикладі нашого Правила про запізнення).
В продовження статті про Корпоративну культуру та Правила (на прикладі наших запізнень:)
В статті ми розповіли як нам вдалося суттєво зменшити кількість внутрішніх запізнень (майже повністю позбутися) завдяки впровадженню необхідного Правила.
В Правилі ми домовились встановити індивідуальну відповідальність в грошовому розмірі (вартість запізнення:) або домовленості) в разі порушення Правила (домовленості). І що керівник (тобто я) теж приймає участь:)
Але як ми вказували в попередній статті, вважаю, що така «справедливість» (тобто участь у відповідальності керівника) корисна і правильна з точки зору розвитку бізнесу
далеко НЕ у всіх випадках застосування внутрішньої відповідальності.Спробую пояснити на прикладі нашого ІНШОГО внутрішнього правила – дотримання строків відповіді при комунікації з Клієнтами та внутрішніми комунікаціями.
В цьому правилі ми також домовились, встановити «грошову» відповідальність в разі його недотримання.
Але…в даному випадку керівник (я) НЕ приймав участі в цієї «відповідальності» (на відміну від відповідальності в разі запізнень).Дійсно у деяких виникло питання – чому так…?
Тому що однією з цілей цього правила було вивільнення керівника від частини операційних процесів, які деліговані відповідним працівникам (відповідальним за такі операції).
Тобто у внутрішній комунікації і дотримання строків відповідей, про які йшлося в Правилі, керівник НЕ повинен бути задіяний як учасник процесів, а навпаки, повинен бути вивільнений – в рамках делегування.Звісно, керівнику також можна направляти інформацію та питання щодо певних процесів, але…важливо пам’ятати, що він НЕ є відповідальним за їх виконання.
Тому і не повинен нести відповідальність на рівні з іншими працівниками, які призначені відповідальними, в разі порушення ними строків відповіді.
Тобто виконання визначених бізнес процесів НЕ повинно бути зав’язане на керівнику (у тому числі очікування відповідей від нього), оскільки за їх виконання призначені інші відповідальні особи, які повинні врегульовувати ВСІ питання, які виникають в межах визначених бізнес процесів. Не покладаючись і не перекладаючи відповідальність (або її частину) на керівника.Оскільки це:
По-перше, уповільнює виконання процесу (в разі виникнення питання, адресування його керівнику (замість самостійного вирішення), очікування відповіді від керівника;
По-друге, забирає час керівника на вирішення не «його» питань.
Тому в даному випадку була цілком логічна і свідома причина чому керівник не повинен нести відповідальність за дотримання строків відповіді при виконанні певних бізнес процесів «на рівні» з іншими. На відміну від іншого Правила.
На жаль на практиці, маючи можливість завдяки специфіки наших послуг (бухгалтерський, фінансовий облік та юридичні послуги) бачити як насправді у Клієнтів працюють Правила і Процеси, бачимо, що у багатьох випадках керівники самі дозволяють відволікати себе і “вплутувати” у вирішення не “своїх” питань.
Про причини таких ситуацій поділимось в наступній статті.