Внутрішні правила і бізнес процеси та відповідальність керівника. Частина 2
Відповідальність керівника в разі недотримання ним внутрішнього бізнес процесу або правила.
В попередній статті ми поділилися думкою, що виконання багатьох бізнес процесів НЕ повинно бути зав’язане на керівнику (у тому числі, не очікувати від нього відповідей на питання, які можуть виникати), в разі, якщо за виконання таких бізнес процесів призначені ІНШІ відповідальні особи. Саме вони і повинні врегульовувати ВСІ питання, які виникають в межах визначених бізнес процесів. Не покладаючись і не перекладаючи відповідальність (або її частину) на керівника.
З сторони відповідальної особи, яка звертається з питанням (допомогою) до керівника це цілком зрозуміле і природне бажання – уникнути та або перекласти, або, як мінімум, поділити таку відповідальність з іншими, у тому числі – з керівником.
Але бачимо, що у багатьох випадках керівники самі дозволяють відволікати себе і “впутувати” у вирішення не “своїх” питань.
Чому це відбувається?
Найбільш розповсюджені помилкові думки і причини такого дозволу та участі багатьох керівників не «у своїх» питаннях (за які відповідають не вони відповідно до розподілу сфер відповідальності та бізнес процесу), є «бажання допомогти», «зробити як умога краще», «що ніхто не зробить, як треба», «страх, що хтось помилиться» та «страх втрати клієнта», а також думка, що керівник відповідає за все в компанії.
Керівник дійсно відповідає за результат діяльності компанії. Але не за безпосередне виконання ВСІХ бізнес процесів в компанії та прийняття ВСІХ рішень та надання відповідей на ВСІ питання. Це різні речи.
Одна людина не може і не повинна роботи все…Тим паче робити це на необхідному якісному рівні.
Відволікаючись на вирішення не своїх питань (яких доречи, як правило, багато), керівник НЕ вирішує якісно СВОЇ питання і, відповідно, НЕ робить СВОЮ роботу якісно. Оскільки часто відволікається, втрачає концентрацію і час.
А це у підсумку шкодить і компанії і керівнику і тим, хто звертається за допомогою (перекладає відповідальність).
Тому що:
– керівник сам позбавляє себе можливості робити якісно свою роботу (яку за нього ніхто не зробить) і яка повинна мати стратегічно важливе значення для компанії і її розвитку;
– відповідальний працівник/ця не навчаються приймати повноцінну відповідальність і самостійно вирішувати питання в межах їх повноважень (правил та процесів);
– відповідальність, правила та процеси не працюють повноцінно або взагалі;
– сама Компаніє працює повільніше, ніж потрібно і вимагають конкурентні умови. Тобто відстає…
Які причини таких дій з сторони керівників?
1. Не знання або не розуміння критеріїв бізнес правил або процесів.
2. Як наслідок п. 1 – відсутність реальної відповідальності в разі недотримання правила або процесу (така відповідальність не визначена , не прописана та/або не погоджена із відповідальною особою/ами).
3. Не бажання (або не знання) керівника як виконувати саме свої функції та обов’язки (які в дійсності складніше, ніж питання з якими до них звертаються підлеглі «за допомогою»).
4. Відсутність чіткого розподілу сфер відповідальності в Компанії.
5. Его керівника (коли воно сильніше ніж розуміння вказаних вище причин).
Якщо у вас є потреба в правильному описі правила та бізнес процесу у вашій компанії (або їх сукупності та систематизації), їх реальному впровадженні та/або вдосконаленні, або розумінні чому саме процес (або правило) не працює (взагалі, або так, як необхідно), напишіть мені в приватні повідомлення або на: ynboyko@opsgroup.com.ua .З урахуванням практики, ми допоможемо уникнути можливих помилок та складнощів, які притамані саме для вашего бізнесу та процесу, скоротити час та, відповідно, вартість на розробку та впровадження процесу.
І, головне, допоможемо зробити процес працюючим.