Як правильно і НЕ правильно визначати KPI (на нашому прикладі – KPI та запізнення). Або чому прив’язка відповідальності до благодійності виявилася спірною ідеєю.
В одному з попередніх статей – Корпоративна культура VS Правила (на прикладі наших запізнень) – писали, що для подолання внутрішніх запізнень (на внутрішні дзвінки та зустрічі) ми вирішили зробити запізнення, точніше- своєчасність:) – одним з KPI.
Домовились, що якщо працівник запізнюється, то настає відповідальність (ціна слова) – у вигляді внеску на благодійність.
– обирає напрямок благодійності та її отримувача,
– відслідковує та фіксує свої запізнення (якщо вони мали місце) – у спеціальній звітній таблиці за підсумками місяця,
– робить внески у розмірі не меншому ніж «ціна слова/домовленості» та вказує у такий таблиці суму та отримувача.
Таким чином, наприкінці місяця отримаємо картину (звітну таблицю) по кожному працівнику та звідну таблицю по компанії.
Здавалось би вдалося гарно поєднати і боротьбу із запізненнями і добру справу. Система заохочує і люди самі охоче роблять добру справу.
Але в даному випадку прив’язка відповідальності до благодійності виявилася спірною (точніше – не правильною) ідеєю по відношенню до головної мети – боротьби із внутрішніми запізненнями.
Після перших місяців в цілому успішного впровадження цього Правила і KPI помітив, що завдяки такий системі – прив’язка запізнення (негативного і не бажаного, що хотіли подолати) до внесків на благодійність = добра справа, виникає…дисбаланс. Оскільки запізнення завдяки такій системі асоціювалось з доброю справою – благодійністю. Чим більше я запізнююся, тим це…краще (тому що роблю більше благодійних внесків). Тобто компенсую свої запізнення доброю справою – благодійністю.
Це призводило до певного викривлення (зменшення) негативності запізнень в свідомості і насправді заважало досягненню головної мети – подолання або суттєвого зменшення кількості внутрішніх запізнень.
Тому що ті хто запізнювався, одночасно відчували, що вони роблять добру справу, спрямовуючи свої внески (ціну запізнення) на благодійність. Іноді таке відчуття доброї справи було навіть більшим ніж відчуття від негативності запізнень (яких ми власно хотіли позбутися).
І головне – небажаний в даному випадку («не здоровий») причинно-наслідковий зв’язок – внесок на благодійність (добра справа) – наслідок запізнення (погані ситуації).
Така ситуація певною мірою «підслащувала» відчуття від запізнень і робила їх на підсвідомому рівні…не такими вже і поганими. Але це знов таки протирічило основної меті – саме боротьби з запізненнями.
Побачивши таку ситуацію, ми відверто проговорили це питання в колективі (назвати речі своїми іменами та погоджувати – дуже важлива річ в бізнесі) і прийняли рішення – змінити напрямки направлення коштів (ціни домовленості або невиконання KPI) в разі запізнень, виключивши з них благодійність, але залишивши інші корисні напрямки, пов’язані з розвитком компанії.
Погодились, що благодійність – це безспірно важлива і корисна, але особиста справа.
Або, якщо кажемо про корпоративну благодійність, то вона повинна робитись як окремий цілеспрямований проект, а не як частина або наслідок невиконання чогось, тобто не у вигляді відповідальності.
Це один з прикладів НЕ коректного визначення наслідків (відповідальності) в разі невиконання KPI.
Така відповідальність обов’язково повинна бути. В якій формі -інше, теж важливе питання, але без встановленої, погодженої та працюючої системи відповідальності на мою думку- впровадження KPI та будь-яких правих або інструкцій – це не тільки марне витрачання часу, але і одночасно дуже поганий приклад, що в разі невиконання Правила, Інструкції, KPI – нічого не буде.
Відповідно, їх виконання повністю залежить від свідомості та бажання, а це, як показує практика, – дуже слабкий та не достатній мотив для розвитку бізнесу в умовах постійно зростаючої конкуренції.
Висновок – при встановленні KPI важливо пам’ятати про його основну МЕТУ (в нашому випадку- боротьба з внутрішніми запізненнями). І бути уважними, щоб не допускати ситуацій, коли наслідки в разі не виконання KPI будуть або протирічити основній меті або зменшувати наслідки невиконання, у тому числі психологічні (як в нашому випадку – внески на благодійність в разі невиконання = добра справа – благодійні внески).
Якщо у вас є потреба в правильному визначенні та описі KPI, їх приз’язки до відповідальності та/або їх вдосконалення, або розумінні чому існуючи KPI не працюють (взагалі, або так, як необхідно) у вашій компанії, напишіть мені: ynboyko@opsgroup.com.ua